Pour la gestion et dans le cadre de l’utilisation du logiciel de gestion des activités sociales et culturelles (ci-après « Logiciel »), des traitements de données personnelles concernant les administrateurs et gestionnaires du Logiciel (ci-après « vous ») sont mis en oeuvre.

Les administrateurs et gestionnaires du Logiciel sont les personnes physiques désignées par les Clients¹ de la société EDENRED FRANCE SAS², éditrice du Logiciel, comme bénéficiant d’un compte à privilèges (ci-après « Compte administrateur / gestionnaire ») leur permettant l’accès à l’espace d’administration (ci-après « Espace d’administration ») du Logiciel. Les droits accordés à chaque administrateur ou gestionnaire sur l’Espace d’administration du Logiciel sont décidés et administrés par le Client.

La présente notice d'information a pour objet de vous informer sur les traitements de données personnelles vous concernant mis en œuvre pour la gestion de votre Compte administrateur / gestionnaire et dans le cadre de votre utilisation du Logiciel et des services associés.

Identité du responsable du traitement

Les données personnelles vous concernant sont traitées en qualité de responsable du traitement par le Client vous faisant bénéficier d’un Compte administrateur / gestionnaire sur le Logiciel, EDENRED FRANCE SAS, société éditrice du Logiciel, agissant en qualité de sous-traitant, au nom et pour le compte dudit Client.

Finalité du traitement

Vos données personnelles sont traitées aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Client ou par EDENRED FRANCE SAS (à savoir assurer l’administration du Logiciel souscrit, la gestion des contrats, des prestations souscrites et des demandes de services et la sécurité du Logiciel et des systèmes d’information et bases de données associés) pour les finalités suivantes :

• Gestion de l’administration du Logiciel.
  • Création des Comptes administrateurs / gestionnaires.
  • Gestion des Comptes administrateurs / gestionnaires et des droits associés.
  • Sécurisation des Comptes administrateurs / gestionnaires (incluant la gestion des connexions sécurisées par MFA).
• Sécurisation du Logiciel et des systèmes d’information et bases de données associées.
• Gestion du support utilisateur.

Par ailleurs, le cas échéant, des traitements de données sont susceptibles d’être mis en œuvre par le Client aux fins du respect de la réglementation en vigueur, notamment s’agissant de la gestion des demandes d’exercice d’un droit relatif aux données personnelles.

En outre, sous réserve de votre consentement exprès, que vous pourrez retirer à tout moment, vos données personnelles sont traitées par EDENRED FRANCE SAS, en qualité de responsable du traitement, aux fins de vous adresser, par courrier électronique, des informations relatives aux fonctionnalités et nouveautés du Logiciel.

Catégories de données personnelles concernées

Pour les finalités susmentionnées, les catégories de données personnelles suivantes sont collectées et traitées :

• Données d’identité et d’Etat civil : nom, prénom.
• Données de contact : numéro de téléphone portable et secondaire, adresse mail.
• Données de connexion et d’administration du Compte : login, mot de passe, compte bénéficiaire rattaché, appareils/navigateurs utilisés pour la connexion au Logiciel, adresse IP, droits attachés au Compte
• Données d’activités sur le Logiciel : logs, historiques des connexions et d’activités…
• Données liées à l’utilisation des services : échanges avec le service support…

Vos données personnelles sont collectées soit directement auprès de vous, soit indirectement auprès du Client, soit à l’occasion de votre connexion, navigation ou activité sur le Logiciel. Les données personnelles devant être obligatoirement renseignées pour l’accès aux services sont signalées par le symbole * dans les formulaires de collecte.

Destinataires des données personnelles

Vos données personnelles sont accessibles :

• au Client vous faisant bénéficier d’un Compte administrateur / gestionnaire, ce dernier étant responsable de l’administration de son Logiciel et le cas échéant aux tiers désignés par le Client responsable du traitement
• au personnel autorisé et ayant besoin d’en connaître pour la poursuite des finalités susmentionnées au sein de EDENRED FRANCE SAS, éditrice du Logiciel, ou d’autres entités du groupe Edenred auquel EDENRED FRANCE SAS appartient
• aux prestataires et sous-traitants intervenant dans l’exécution des prestations. Ceux-ci peuvent avoir accès à vos données personnelles et les traiter dans le cadre de la fourniture des services et notamment pour les besoins de l’hébergement du Logiciel ou l’envoi de communications par mail ou sms
• s’agissant de certaines données personnelles spécifiques et limitées et hors données de contact, aux autres utilisateurs de l’Espace d’administration du Logiciels (par exemple dans le cadre de l’historique des activités sur les fiches bénéficiaires).

Vos données personnelles sont par ailleurs susceptibles d’être communiquées à des tiers :

• pour satisfaire à une obligation légale
• dans le cadre d’audit ou sollicitations des autorités
• pour répondre à une citation à comparaître, à l’ordonnance d’un tribunal ou à une autre procédure judiciaire ou pour établir, exercer ou défendre des droits ou intérêts légaux
• si leur divulgation est nécessaire pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures contre des activités illégales, des fraudes suspectées, des situations impliquant des menaces potentielles à la sécurité physique des personnes ou si la loi l’exige autrement.

Transfert des données personnelles

Vos données personnelles ne sont pas transférées en dehors de l’Union européenne en l’absence d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou de la mise en place de garanties appropriées et adéquates assurant la sécurité et la protection de vos données personnelles.

Durée de conservation des données personnelles

Vos données personnelles sont conservées et traitées pendant toute la durée de validité de votre Compte administrateur / gestionnaire, prolongée, le cas échéant, des délais définis par le Client notamment aux fins de satisfaire aux obligations légales ou contractuelles de conservation lui incombant en qualité de responsable du traitement, ou des délais nécessaires à la gestion de la sécurité du Logiciel et des systèmes d’information et bases de données associés. En cas de contentieux, les durées de conservation sont susceptibles d’être prolongées des délais applicables dans le cadre des procédures judiciaires et/ou extra-judiciaires.

Exercice des droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez vis-à-vis de vos données personnelles, d’un droit de rectification, d’accès, à la suppression et à la portabilité. Dans certaines circonstances et dans les conditions et limites prévues par la réglementation applicable, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données, et d’obtenir la limitation desdits traitements. Veuillez noter qu’en cas d’opposition aux traitements ou de demande de limitation des traitements, certains services ne pourront plus être fournis, notamment le cas échéant, l’accès au Compte administrateur / gestionnaire.

Vous pouvez exercer vos droits directement auprès du Client vous faisant bénéficier d’un Compte administrateur / gestionnaire sur le Logiciel. Dans le cas où EDENRED FRANCE SAS serait destinataire d’une telle demande, cette dernière sera transmise audit Client, responsable du traitement.

Si votre demande concerne spécifiquement votre inscription aux communications électroniques de EDENRED FRANCE SAS, vous pouvez adresser votre demande à EDENRED FRANCE SAS, via le formulaire d’exercice d’un droit en ligne ou par courrier postal à : EDENRED FRANCE SAS – Direction Juridique - Correspondant à la Protection des Données – 166-180, boulevard Gabriel Péri, 92240 Malakoff.

Si à la suite de votre demande, vous considérez que les échanges n’ont pas été satisfaisants, vous disposez du droit de saisir l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), de toute réclamation concernant le traitement des données personnelles vous concernant.